7 herramientas esenciales para organizar las ventas online de tu empresa

CRM's y Emprendimiento

Actualmente la tendencia de los negocios se inclina claramente al mundo de las ventas online. Los negocios tradicionales se digitalizan con el objetivo de vender más utilizando internet, los emprendedores tienen claro el papel de las ventas online para crecer su empresa, e incluso los grandes conglomerados empresariales entienden la importancia del mundo digital para su facturación.


Con todo esto en mente muchas empresas han desarrollado grandes herramientas para emprendedores y soluciones empresariales capaces de adaptarse a la envergadura de las distintas organizaciones. La cantidad puede resultar abrumadora y la tarea de elegir la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa se puede convertir en algo tedioso y complejo, por ello es importante definir el proceso de ventas de manera concreta. 


Al entender los pasos que atraviesa un cliente potencial hasta convertirse en prospecto y, posteriormente, en cliente de nuestras ventas online, servirá para que podamos entender cuáles herramientas empresariales son imprescindibles, cuáles resultan deseables y cuales son un desperdicio de recursos.


Sin embargo, existen rasgos comunes que todas las organizaciones comparten, en especial las que se dedican a las ventas online. Por ello hemos creado esta lista de herramientas esenciales para organizar las ventas online de tu empresa. Al existir muchas opciones para cada una, no enlistamos todas sino que agrupamos por “familias” dentro del proceso de ventas online guiándonos por el embudo de ventas.


1.Herramientas para escuchar al mercado de ventas online

Estamos en el extremo más alejado de nuestra empresa. Donde el cliente está aún en el proceso de identificación de su necesidad. 


En este punto es importante escuchar para generar mensajes efectivos que se conviertan en ventas online, herramientas de Social Listening son de gran importancia para poder sumarse a la conversación en términos que resulten frescos y atractivos para nuestros clientes potenciales. Las herramientas que las mismas plataformas como Twitter o Facebook ponen en nuestras manos son una opción atractiva y poderosa.Google Trends también permite realizar este tipo de trabajo estratégico.


Es importante conocer las palabras clave de nuestro negocio y la forma de hablar de nuestros clientes potenciales para sacarle mucho más provecho al escuchar como parte de nuestro proceso de ventas online.


2.Herramientas de captación de clientes para ventas online

Una vez identificada la conversación, los términos, el aspecto demográfico y geográfico de nuestros clientes potenciales es momento de realizar los esfuerzos para llamar su atención con anuncios efectivos y que apelen a su curiosidad.


Para el diseño de los anuncios puedes utilizar cualquier herramienta de edición de imágenes, entre las más destacadas puedes encontrar la Creative Suite de Adobe, Gimp, o Canva.


La segmentación, pauta y publicación de tus anuncios depende de la plataforma y tus conocimientos sobre el proceso de ventas online, pero herramientas como Google Ads y Facebook Ads son una muy buena opción.


Si lo tuyo es el envío masivo de correos según la segmentación de tu base de datos, Mailchimp es tal vez la opción más intuitiva y sencilla de utilizar para hacer llegar todas tus campañas de email marketing.


3.Herramientas de comunicación con los prospectos de ventas online

Una vez que tus anuncios para ventas online resultaron exitosos, el cliente potencial decide ponerse en contacto con tu empresa. Ten presente que cada persona tiene distintas preferencias sobre la manera en la que se pone en contacto con tu empresa, desarrollar comunicación omnicanal puede ser una gran manera de no perder ninguna oportunidad de convertir un cliente potencial en un prospecto.


Algunas de las herramientas de mensajería y comunicación más conocidas que puedes utilizar para acelerar tus ventas online son: Whatsapp Business, Telegram, Messenger, Instagram o WeChat.


Muchas de estas cuentan con la opción de habilitar Chatbots que permitan aclarar dudas, y proceder a los siguientes pasos en el proceso de ventas online.

Puede suceder que por la naturaleza de tu producto o servicio se necesite establecer comunicación “cara a cara” con el cliente. Ahí entran en juego las aplicaciones de llamada o videoconferencia: Skype, Zoom y Google Meets son algunas de las opciones más robustas que, además, cuentan con la opción de compartir un link para que el prospecto no tenga que entregar ninguna información personal.


 4.Herramientas de gestión de clientes de ventas online

Los equipos capaces de gestionar sus clientes de manera efectiva son los que más ventas online cierran y, además, creando  una experiencia de compra positiva en los clientes. Por ello se necesitan herramientas que nos ayuden a crear un embudo de conversión para poder dividir a los clientes según la etapa en la que se encuentren.


Existen los software CRM (por las siglas en inglés de Customer Relationship Management) que nos permiten tener varias de estas funciones en un solo lugar. Algunos permiten integrar diversos widgets a la herramienta para hacerla tan completa o tan sencilla como lo requiera tu equipo de ventas on line.


Los CRM, además, permiten gestionar y personalizar de manera ágil y simple a todos los prospectos y clientes de nuestras ventas online. Además, gracias a su versatilidad, podemos personalizar los distintos apartados según los términos utilizados en nuestra empresa. No sólo eso, también cuenta con un registro de todos los esfuerzos de comunicación con los prospectos que se comparten con el equipo para que no sea necesario depender solamente de un ejecutivo en específico.


5.Herramientas de gestión de tareas para el equipo de ventas online

Tener la capacidad de asignar tareas de captación, cierre y seguimiento es de vital importancia para los equipos de ventas online. Lo importante de estas soluciones es que nos permitan tener la información sobre las tareas de manera concreta, organizada y calendarizada. 


Entre las más completas están Asana y Onenote que permiten al administrador del equipo establecer tareas, asignarlas a uno o varios colaboradores, calendarizar, compartir archivos y generar alertas o newsletter diarios con la carga de trabajo.


Algunas personas se resisten al uso de los gestores de tareas porque “ya tienen el correo”. Sin embargo, estos gestores permiten desahogar el correo a la par que organizan la información de una manera mucho más intuitiva y efectiva.

 6.Herramientas de comunicación e intercambio de información

Algunos gestores de tareas ya incluyen la posibilidad de crear un chat interno. Sin embargo, el correo electrónico sigue siendo una piedra angular de la comunicación al interior de la empresa y las ventas online. Gmail, Outlook o Yahoo están entre los servidores de correo electrónico más utilizados, sin embargo Google Workspace permite personalizar el dominio de la empresa para generar aún más confianza del cliente y unidad en el equipo.


Los servicios de almacenamiento en la nube también permiten ahorrar mucho tiempo y evitar pérdidas de información porque “estaba en mi disco duro”. Dropbox, One Drive o Google Drive ofrecen una buena cantidad de espacio gratuito con la opción de aumentar la capacidad considerablemente por una módica suma.


Una de las grandes ventajas de estos servicios es que permiten compartir información específica con personas específicas para poder mantener la privacidad de datos y confidencialidad en la operación.

7.Herramientas de servicio postventa

Conocer la opinión del cliente tras el cierre de la venta es un paso hacia la mejora continua. Crear encuestas de satisfacción y formularios nos permitirá retroalimentarnos y mejorar nuestro proceso para hacerlo más ágil, intuitivo y exitoso. Aplicaciones como Typeform o Survey Monkey, ayudan a crear encuestas vistosas y además facilitan la tarea del manejo de datos.


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